Зміст
Введення
1. Офіційно-діловий стиль
2. Вимоги до текстів документів
3. Помилки в оформленні текстів документів
Висновки
Список використаної літератури
Введення
Мова професійного спілкування вимагає однозначності тлумачення основних ключових понять, виражених у термінах. Для документаційного забезпечення управління це особливо важливо: мова ділового спілкування тісно пов'язаний з лексикою законодавчих і нормативних актів, спирається на неї, і неточне вживання того чи іншого терміна може мати юридичні наслідки.
На мову і стиль офіційної документації поширюються закони складання службових текстових документів в аспекті так званого офіційно-ділового стилю мовлення. Цей стиль має свої специфічні відмінності від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови (наукового, публіцистичного, художнього).
В офіційно-діловому стилі мови виділяються підстилі: законодавчий, інструктивно-методичний, організаційно-розпорядчий, статистичний, технічний, дипломатичний і т. д.
1. Офіційно-діловий стиль
Стиль - це особливість мови, що виявляється у відборі, поєднанні й організації мовних засобів у зв'язку з завданнями спілкування. Розрізняють такі функціональні стилі, тобто стилі, що виділяються у відповідності з основними функціями мови, пов'язані з тією або іншою сферою діяльності людини, як публіцистичний, науковий, художньо-літературний, розмовно-повсякденний, офіційно-діловий.
Офіційно-діловий стиль - це така функціональна різновид мови, яка обслуговує сферу офіційних ділових відносин переважно в письмовій формі [1].
Ділові папери бувають різноманітними за жанром і за змістом, за обсягом і мовною висловом.
Функція ділового стилю полягає в тому, що дотримання потрібної форми для передачі змісту дає підставу вважати документ офіційно-діловим. Тому мові ділових паперів притаманна стилістична суворість, об'єктивність викладу.
В офіційно-діловому стилі не повинно бути емоційності, суб'єктивної оцінності та разговорности. Саме це наближає стиль ділових паперів до помірного книжковому, науковому стилю, але знеособленість манери викладу є характерною ознакою мови документів.
Так як документи пов'язані з правовою нормою, об'єктивність у стилі викладу підкреслюється стверджують і розпорядчим характером документа. Як правило, документи складаються для того, щоб або ув'язнена в них інформація була взята до відома, або відповідне рішення було обов'язково виконано. Офіційно-діловим стилем пишуть акти суду, прокуратури, міліції, адміністрації.
Такі документи спираються на науковий аналіз суспільних відносин, тому вони повинні бути точними і по можливості короткими, і це повинно бути досягнуто за допомогою відповідних мовних засобів.
Характерною особливістю офіційно-ділового стилю є використання слів у їх конкретному значенні. Щоб уникнути помилок у службових документах не слід допускати суміщення ділової інформації з елементами публіцистики (наприклад, у проектах рішень, деяких видах звітів, протоколів і т. д.).
Як цілісна структура будь-який документ повинен відповідати певним вимогам [2]:
- Стислість і компактність викладу офіційного матеріалу;
- Точність і визначеність формулювань, однозначність і одноманітність термінів;
- Послідовність використання технічних прийомів правотворчості.
Офіційно-діловому стилю властиво використання слів тільки в тих значеннях, які визнаються нормою общелитературного слововживання, а також у значеннях, традиційних саме для ділових документів, які не порушують їх стилістичного однаковості і відповідають загальній тенденції стандартизації ділової мови.
2. Вимоги до текстів документів
Текст є основним реквізитом формуляра документа.
Формулювання документа повинні бути правильними в юридичному відношенні. Основними рисами ділової мови є простота, лаконічність, ясність, точність. При підготовці тексту документа повинні дотримуватися наступні основні принципи: достовірність і об'єктивність змісту, повнота інформації, стислість викладу, відсутність міркувань і оповідання, нейтральність тону викладу, засоби логічної, а не емоційно-експресивної оцінки ситуацій і фактів. Такий стиль викладу можна назвати формально-логічним.
Мова службових документів відрізняють такі особливості: нейтральність тону викладу, Неособистий характер викладу, уніфікація (трафаретізація), типізація мовних засобів і стандартизація термінів, звуження діапазону використовуваних мовних засобів, висока ступінь повторюваності (частотності) окремих мовних форм на певних ділянках текстів документів, своєрідна модальність .
В усному мовленні найбільш значуще слово виділяється інтонаційно, а в російській писемного мовлення інформаційна роль слова або словосполучень зростає до кінця пропозиції. Іншими словами, відсутність в письмовій мові активної, не формує сенс інтонації компенсується наявністю специфічного принципу «лінійної» подачі інформації.
Згідно з цим принципом спочатку в речення вводиться допоміжна інформація, а потім - основна, причому основна інформація розташовується після присудка, а допоміжна - на початку пропозиції до присудка. Саме тому текст трафарету не може починатися з пробілу. У залежності від того, де розташовується те чи інше словосполучення, змінюється зміст речення.
Продумане розташування слів дозволяє авторові привернути увагу адресата до тієї чи іншої думки або відтінити важливі моменти висловлювання. Неправильний порядок слів ускладнює сприйняття фрази і навіть створює можливість її двоякого розуміння. Наприклад:
«Учні школи допомагали дорослим під час канікул у роботі з благоустрою парку», - даний порядок слів у реченні ускладнює сприйняття головної думки.
Слід написати: «Під час канікул учні школи допомагали дорослим у роботі з благоустрою парку».
При складанні документів слід уникати довгих фраз з великою кількістю причетних і дієприкметникових оборотів, не вживати епітетів, гіпербол, метафор. У діловому листі не повинно бути застарілих слів і виразів (архаїзмів), наприклад, таких слів, як: бо, якого, тому, цього, цього, ніж, знайти, подячний і т.д.
З мовного складу сучасних службових документів доцільно виключити такі застарілі вирази, як: справжнім повідомляю, пред'явник цього, на предмет видачі, пересилати, доношу, дійсно працює і т.д.
Канцеляризми позбавляють текст документів необхідної простоти, гнучкості, створюють штампи і готові шаблони, які роблять мова казенної і невиразною, наприклад: «Поставити на чільне місце ...»;« Розгорнути культмасової роботи ...»; «У частині задоволення запитів ... »,« Має місце зростання продуктивності праці ... »і т.д.
Не рекомендується використовувати в документах вираження з такими приводами, як «за рахунок», «по лінії», «в частині» («по лінії намічених заходів», «за рахунок застосування нової техніки» і т.д.). Це відноситься і до слів-супутників, неодмінно супутнім якого-небудь речі, наприклад: критика-обов'язково різка, підтримка - завжди гаряча, розмах - звичайно широкий і т.д.
Не слід вживати також слів, які, не уточнюючи і не розкриваючи думки, тільки захаращують текст, ускладнюють його розуміння, так званих плеоназм (від грец. «Pleonasmos» - багатослівність), наприклад: своя автобіографія (у слові «автобіографія» вже укладено поняття «своя»); відступати назад, не потрібні слова «місяць», «людина» в поєднаннях «в березні місяці», «10 чоловік робітників» і т.д.).
Явним недоліком при складанні текстів документів є тавтологія (повторення одних і тих же слів), наприклад: «Слід відзначити наступні недоліки ...»;« З метою поліпшення роботи доцільно ...»; «Об'єднати воєдино ...»;« Хронометраж часу ... »і т.д.
У діловому листі використовуються слова іншомовного походження, коли їм не знаходять відповідних синонімів, що позначають те саме поняття. Але не слід вживати іноземні слова, коли є рівнозначні їм росіяни, наприклад: утрирувати замість перебільшувати, індиферентно - байдуже, конвенція - умова, дефекти - недоліки і т.д. Застосовуючи в діловому листі вузькоспеціальні терміни (професіоналізми) і не маючи впевненості в тому, що адресатом вони будуть зрозумілі, слід в дужках пояснити їх значення.
Скласти службовий документ тим легше, чим більшим запасом слів має його упорядник, використовуючи синоніми - слова, різні за звучанням, але близькі за значенням, наприклад: договір - умова, узгодження; звістку - повідомлення, повідомлення, новина; погляд - переконання, думка, точка зору; виразний - чіткий, визначений, ясний, очевидний і т.д.
В організаційно-розпорядчих документах повинні застосовуватися тільки загальноприйняті скорочення.
Якщо скорочення утворюється за першими літерами повного найменування конкретної установи, таке складноскорочені назва пишеться прописними буквами, наприклад: Білоруський державний університет - БДУ. Скорочені загальні імена іменники пишуть малими буквами, наприклад: вуз - вищий навчальний заклад.
Вживаються і скорочення, утворені за початковим складах слів, що входять у складні найменування, наприклад: завгосп, головбух і т.д., або які складаються з початкових складів першого слова з повним другим словом, наприклад: житловідділ, капремонт, спецвідділ, госпрозрахунок, госпчастину і т.д., а також слова, що представляють собою тип простих слів-усічення, наприклад: спец., заст., зав., пом. і т.д.
У складноскорочених словах, утворених за змішаним принципом, літерні скорочення пишуться прописними буквами, складові або слова-усікання - малими, наприклад: НІІхіммаш.
Вживаються також традиційні текстові скорочення, прийняті у всіх різновидах документів. Після текстового скорочення завжди ставиться крапка. Допускаються скорочення «тощо» (так далі), «і т.п.» (тощо), «тощо» (інші), «тощо» (інші). Дозволяється скорочення союзу «тобто» (тобто).
Зустрічаються в документах скорочення «тому що» (так як), «таким чином» (таким чином), «п.ч.» (тому що), «т.зв.» (так званий) не є загальноприйнятими , і тому вживатися не повинні.
Не допускається скорочення слів через косу риску, наприклад: н / заводі (на заводі) і т.п.
Назви географічних понять скорочують тільки перед словом, до якого вони належать, наприклад: м. Мінськ, оз. Нарочь.
Слово «місто» скорочують до однієї букви - м. (з крапкою). Це скорочення застосовується в реквізиті «місце видання або складання документа», в адресатові при написанні поштової адреси, а також у тексті документа. При вживанні слова «місто» у множині ставлять дві літери без крапки між ними.
Після декількох дат пишуть дві літери «г» з крапкою після другого «р.» При цьому другий рік пишеться повністю, а не двома останніми цифрами, наприклад: 1991-1995 рр..
Навчальні та фінансові роки пишуть через косу риску, скорочуючи останній рік на дві перші цифри і вживаючи слово рік в однині, наприклад: 1990/91 р.
Слово рік не скорочується в заголовках, а також при згадуванні в тексті тільки року, наприклад: «... на початку 1991 року ».
У текстах документів мають бути вказані конкретні дати (точне календарний час), наприклад: 19 грудня 1996 р ., 19.12.1996, а не 19 грудня ц.р. або 19 грудня ц.р.
Вживаються і скорочення, прийняті в планово-облікової документації, наприклад: держбанк, квит. №, накл. №, техпромфінплан, розр. рахунок і т.д.
Прийнята форма звернення «пан» скорочується на початку та в середині фрази, а також у реквізиті «адресат» наступним чином: м-н. Слово «панове» - скорочується тільки в середині фрази (при цьому крапка ставиться після другого «г»). На початку і в кінці »фрази це скорочення не допускається. При вживанні слова «пан» спочатку пишеться прізвище, а потім ініціали. При вживанні прізвища та ініціалів без слова «пан» навіть за наявності найменування посади перед прізвищем пишуть ініціали, а потім прізвище, наприклад: «Доручити співробітникам Г.М. Іванової та В.А. Смирнової ... »
При складанні організаційно-розпорядчих документів рекомендується користуватися простими реченнями; застосовувати стійкі (трафаретні) словосполучення і словесні форми; застосовувати прямий порядок слів (підмет передує сказуемому). При цьому визначення повинно стояти перед визначальним словом, доповнення - після керуючого слова, обставинні слова - ближче до того слова, до якого вони належать, а вступні слова і вирази (як правило, у зв'язку з тим, з огляду на те) - на початку речення. Присудок у реченні слід висловлювати простий дієслівної формою, а в рішеннях, розпорядженнях, наказах вживати дієслова невизначеної форми (затвердити, зобов'язати, скасувати і т.д.) і мовні конструкції наказового характеру.
Для текстів офіційних документів не характерне використання образної фразеології, оборотів зі зниженою стилістичній забарвленням.
Стандартні звороти типу: «у зв'язку з розпорядженням Уряду», «в порядку надання матеріальної допомоги», «у зв'язку з важким становищем, що склалося ...» - постійно відтворюються в службових документах, набувають стійкий характер і по своїй ролі зближуються з фразеологізмами . У мові документів вони виконують ту ж функцію, що і стійкі сполучення типу: «прийняти до уваги», «довести до відома».
У назвах органів при Президентові Російської Федерації з великої літери пишуться перше слово і власні імена, наприклад, Федеральне агентство урядового зв'язку та інформації при Президентові Російської Федерації.
У назвах міністерств, державних комітетів та інших центральних органів державного управління Російської Федерації і республік у її складі з великої літери пишеться перше слово. Якщо в словосполучення входять власні імена або назви інших установ, ці імена власні і назви пишуться так само, як при самостійному вживанні.
У назвах актів вищих органів державної влади та управління Російської Федерації прописні букви вживаються наступним чином:
Конституція Російської Федерації; Конституція (але конституції республік); Декларація прав і свобод людини і громадянина; Федеративний договір.
3. Помилки в оформленні текстів документів
Структурні помилки. Джерелом структурних помилок є неправильне побудова ділового листа, невідповідну розташування його частин. Важливо, щоб кожен аспект змісту займав певне місце в логічній структурі ділового листа і не збігався з іншим аспектом. Недотримання цієї умови призводить до довгих введенням і складним системам мотивувань.
У зв'язку з тим, що в бланку листа відведено спеціальне місце для вказівки зв'язку між попереднім і наступним листом, не слід текст листа починати з повторення того, що вже відображено в індексах, дату відправлення і темі листа. Немає необхідності вказувати найменування підприємства поряд з посадою особи, що підписала лист, оскільки це вже зазначено на бланку або в прямокутному штампі, поставленому у верхньому лівому куті листа.
Синтаксичні помилки - це помилки, пов'язані з неправильним порядком слів у реченні. У текстах ділових листів зустрічаються помилки, які свідчать про те, що їх укладачі не знають правил порядку слів у російській писемного мовлення. Як вже зазначалося, його інформаційна роль зростає до кінця пропозиції. Так, наприклад, з пропозиції «Для визначення фонду оплати наприкінці року уточнюються розцінки за продукцію» незрозуміло, «розцінки уточнюються в кінці року» або «розцінки уточнюються для визначення фонду оплати в кінці року».
Порушення специфіки вживання дієприкметникових обертів. Дієприкметниковий оборот служить засобом передачі дії, що відбувається одночасно або у зв'язку з іншою дією.
Використовуючи цю обставину, через дієприкметниковий оборот можна передати різні етичні моменти, такі як, наприклад, увагу, виявлену порушеного в листі питання в ході його вивчення, зацікавленість у якнайшвидшому завершенні роботи і т. д. Наприклад: «Уважно розглянувши представлений до затвердження проект, Рада директорів вважає ... »
Користуючись дієприслівниковими зворотами, можна сформулювати причини, що послужили підставою для прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковими обігом слід починати, а не завершувати фразу. Наприклад: «Враховуючи ...» «,« Вважаючи ...», «Беручи до уваги ...»,« Керуючись ... »і т. д.
Помилки при вживанні дієприкметникових обертів неважко виправити, замінюючи пропозиції з дієприслівниковими зворотами пропозиціями з обставинами, вираженими поєднаннями слів, або складнопідрядними реченнями з обставинних підрядними частинами, а також вживаючи дієслова-присудки не в пасивному, а в дійсній заставі.
Неправильно: «Вивчаючи проблеми міського транспорту, вченими були отримані цікаві результати». Правильно: «Під час вивчення проблем міського транспорту вчені отримали цікаві результати».
Помилки, що виникають внаслідок незнання структури складного речення. При побудові складних речень слід враховувати, що найбільш уживані складні речення із сполучниками «що; який; якщо; внаслідок того, що, за умови, щоб; де; як».
Нерідко укладачі ділових листів невиправдано ускладнюють текст. З'являються листи, насичені складнопідрядними реченнями з однотипними підрядними частинами, перерахуваннями, складно побудованими конструкціями, розгорнутими цитатами (наприклад, з попередньої ділової бесіди або телефонної розмови) і т. д.
Придаткові пропозиції можуть бути замінені синонімічні причетними і дієприслівниковими зворотами. Цим досягається стислість і лаконізм тексту. Наприклад: «Направляємо Вам для відома Основні положення Єдиної державної системи діловодства, схвалені Державним комітетом ...» (замість: «які схвалені»).
Неправильне використання прийменників. Найбільш часта помилка - неправильне використання прийменників. У діловій письмовій та усного мовлення отримали велике поширення словосполучення з прийменником «о» і з залежними іменниками в місцевому відмінку типу: «питання про довіру; рішення про кадри; угоду з ...» і т. д. Однак спостерігаються випадки неправильного використання прийменника «о», що створює мовні перешкоди. Наприклад: «Директор заводу наголосив про важливість поставленої проблеми». Правильно: «Директор відзначив важливість поставленої проблеми».
«Цех потребує ремонту, про виробництво якого ми настійно вимагаємо». Правильно: «Цех потребує ремонту, виробництва якого ми настійно вимагаємо».
Укладачі ділових листів нерідко не розрізняють випадків, коли мова йде про заснування, а коли про будівлю. Наприклад: «У наше підприємство розподілені на роботу молоді фахівці» (правильно: «На наше підприємство»).
Неправильне узгодження в відмінку. Найбільш частим є неправильне вживання іменника в родовому відмінку замість давального. Неправильно: «Відповідно до Вашого прохання ...»;« Згідно наказу ...»; «Згідно рішення ...». Правильно: «Відповідно до Вашої прохання ...»;« Згідно з наказом ...»; «Згідно з рішенням ...».
Слово «керівництво» вимагає після себе не родового, а орудного відмінка. Наприклад, неправильно писати: «Керівництво виробничої практики здійснюється провідними фахівцями підприємства». Правильно: «Керівництво виробничою практикою здійснюється провідними фахівцями підприємства».
Морфологічні помилки. Узгодження визначень. Якщо визначення відноситься до імені іменника, має при собі додаток, воно узгоджується з головним словом поєднання: новий вагон-лабораторія, універсальна лебідка-автонавантажувач. Головне слово в таких поєднаннях зазвичай стоїть на першому місці.
Помилки при вживанні повної і короткої форми прикметників. Укладачам ділових листів слід враховувати, що короткі форми прикметників більш уживані в офіційно-ділового мовлення. Повні форми прикметників (у формі називного відмінка) у подібних текстах виявляються недоречними, відчуваються як розмовні і навіть просторічні. Неправильно: «Висновки комісії обгрунтовані і справедливі», «Дане рішення обов'язкове для виконання». Правильно: «Висновки комісії обгрунтовані і справедливі», «Дане рішення обов'язкове для виконання»
Помилки при вживанні кількісних імен числівників. При вживанні кількісних числівників у ділових листах слід пам'ятати, що всі кількісні числівники схиляються; при цьому змінюються всі частини складних і складених числівників: до семисот рублів, з сімсот сімдесятьма сімома рублями і т. д.
Лексичні помилки. Неправильне використання слів і термінів. Основна кількість помилок в ділових листах відноситься до лексичним. Природа їх криється у ряді випадків в недостатній грамотності деяких адресантів.
Окремі терміни та професійні жаргонні слова бувають знайомі лише вузькому колу осіб певної професії, тому потрібна обов'язкова розшифровка їх у тексті.
Розшифровувати потрібно і терміни, які в різних галузях промисловості мають різне значення, наприклад: «редуктор» в хімічній промисловості означає «пристосування для зниження тиску газу», а в машинобудуванні - «пристосування, що знижує швидкість обертання валів».
Прагнення надати словами велику значимість виливається в «термінологічну гру», що приводить до різноманітних помилок. Часто зустрічаються звороти, які в стилістиці іменуються розщепленням присудка: замість «преміювати» пишуть «виробляти преміювання», замість «монтувати» - «робити монтаж», замість «впровадити» - «здійснити впровадження».
Недоречне або невиправдане вживання іноземних слів. Часто в ділову мову потрапляють іноземні слова, що позначають поняття, за якими вже закріплено російський еквівалент. Наприклад, пишуть: «термін виконання може бути пролонгований» замість «продовжений», «презентувати» замість «уявити».
При використанні іноземного слова необхідно точно знати його зміст. Наприклад, невірно пропозицію: «Ефективність режиму економії багато в чому залежить від того, наскільки лімітуються фінансові витрати». Слово «ліміт» означає «гранична норма». Лімітуються кошти, а не витрати, тобто дається гранична норма грошових коштів, у межах яких здійснюються ті чи інші витрати.
Вживання декількох слів з одним і тим же значенням (конвенція - умова, екстраординарний - особливий) часто ускладнює роботу з документами, особливо при обробці їх на машині. Неправильне вживання іншомовної лексики, як правило, веде до тавтології.
Тавтологією називаються смислові повтори, які виникають у тих випадках, коли в реченні є сусідами однокореневі слова: «користь від використання навісних агрегатів», «слід враховувати наступні чинники». Тавтологічних повтори роблять фразу немилозвучним. Крім того, вони ускладнюють її сприйняття, оскільки привертають до себе особливу увагу.
Вживання іноземної лексики має бути обумовлено трьома обставинами, тісно пов'язаними між собою: необхідністю, доцільністю і точністю слововживання.
Плеоназм. Плеоназм (грецьке pleonasmos - надмірність) називається частковий збіг значення слів, що утворюють словосполучення: пам'ятний сувенір (сувенір - подарунок на пам'ять), передовий авангард (авангард - ті, хто йде попереду), спільна співпраця (співпраця - спільна робота, спільне рішення проблем).
Часто зустрічаються вирази: промислова індустрія (в слові «індустрія» вже укладено поняття «промислова»); форсувати будівництво прискореними темпами (форсувати - і так означає вести прискореними темпами); потерпіти повне фіаско (фіаско і є повна поразка). Як зазначалося вище, однією з причин плеоназм є неправильне вживання іноземної лексики.
Чи не розрізнення слів-паронімів. Смислова точність мови - одне з головних умов, що забезпечують практичну, а нерідко і правову цінність ділового листа. Неправильно обраний слово може спотворити фразу або надання тексту небажаний відтінок. Мовний помилкою, пов'язаною з незнанням значення слова, є не розрізнення слів-паронімів.
Паронімами називаються близькі за звучанням споріднені слова, що розрізняються значенням: гарантійний - гарантований; помістити - розмістити; проводити - виробляти; оплатити - заплатити і т. д.
Іноді укладачі ділових листів плутають багатозначні дієслова «уявити» і «надати». Дієслово «уявити» має значення: пред'явити, повідомити (представити список необхідного обладнання, представити документи); познайомити з ким-небудь (представити колективу нового співробітника).
Дієслово «надати» має значення: віддати в чиєсь розпорядження, користування (надати транспортні засоби); дати право, можливість зробити, здійснити що-небудь (надати відпустку, надати слово, надати вирішення питання колективу заводу). Наприклад: «Ваш інститут повинен представити список співробітників, що бажають взяти участь у конференції».
Висновки
При підготовці тексту документа повинні дотримуватися наступні основні принципи: достовірність і об'єктивність змісту, повнота інформації, стислість викладу, відсутність міркувань і оповідання, нейтральність тону викладу, засоби логічної, а не емоційно-експресивної оцінки ситуацій і фактів. Такий стиль викладу можна назвати формально-логічним.
Мова службових документів відрізняють такі особливості: нейтральність тону викладу, Неособистий характер викладу, уніфікація (трафаретізація), типізація мовних засобів і стандартизація термінів, звуження діапазону використовуваних мовних засобів, висока ступінь повторюваності (частотності) окремих мовних форм на певних ділянках текстів документів, своєрідна модальність .
Список використаної літератури
1. Басаков М. І. Діловодство і кореспонденція. - Ростов н / Д, «Фенікс», 2001. 215с.
2. Давидова Е.Н. Діловодство: Навчальний практич. керівництво. - Мн.: Тетра Системі, 2004. 356с.
3. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: документаційне забезпечення управління: Навчальний посібник. - М.: ИНФРА-М, 2003. 298с.
4. Кузнєцова Т.В. Призначення документа (функції документа) / / Секретарська справа. - № 12. - 2004. - 14-19 с.
5. Кузнєцов І. Н. Діловодство: Навчально-довідковий посібник. - М: Видавничо-торгова корпорація «Дашков і К °», 2005. 168с.
6. Мисливців А.В., Булавіна О.А. Документознавство і діловодство. - Ростов н / Д: «Март», 2004. 203с.
7. Павлюк Л. В. Довідник з діловодства, архівної справи та основ роботи на комп'ютері. - СПб: «Герда», 2000. 189 с.
Введення
1. Офіційно-діловий стиль
2. Вимоги до текстів документів
3. Помилки в оформленні текстів документів
Висновки
Список використаної літератури
Введення
Мова професійного спілкування вимагає однозначності тлумачення основних ключових понять, виражених у термінах. Для документаційного забезпечення управління це особливо важливо: мова ділового спілкування тісно пов'язаний з лексикою законодавчих і нормативних актів, спирається на неї, і неточне вживання того чи іншого терміна може мати юридичні наслідки.
На мову і стиль офіційної документації поширюються закони складання службових текстових документів в аспекті так званого офіційно-ділового стилю мовлення. Цей стиль має свої специфічні відмінності від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови (наукового, публіцистичного, художнього).
В офіційно-діловому стилі мови виділяються підстилі: законодавчий, інструктивно-методичний, організаційно-розпорядчий, статистичний, технічний, дипломатичний і т. д.
1. Офіційно-діловий стиль
Стиль - це особливість мови, що виявляється у відборі, поєднанні й організації мовних засобів у зв'язку з завданнями спілкування. Розрізняють такі функціональні стилі, тобто стилі, що виділяються у відповідності з основними функціями мови, пов'язані з тією або іншою сферою діяльності людини, як публіцистичний, науковий, художньо-літературний, розмовно-повсякденний, офіційно-діловий.
Офіційно-діловий стиль - це така функціональна різновид мови, яка обслуговує сферу офіційних ділових відносин переважно в письмовій формі [1].
Ділові папери бувають різноманітними за жанром і за змістом, за обсягом і мовною висловом.
Функція ділового стилю полягає в тому, що дотримання потрібної форми для передачі змісту дає підставу вважати документ офіційно-діловим. Тому мові ділових паперів притаманна стилістична суворість, об'єктивність викладу.
В офіційно-діловому стилі не повинно бути емоційності, суб'єктивної оцінності та разговорности. Саме це наближає стиль ділових паперів до помірного книжковому, науковому стилю, але знеособленість манери викладу є характерною ознакою мови документів.
Так як документи пов'язані з правовою нормою, об'єктивність у стилі викладу підкреслюється стверджують і розпорядчим характером документа. Як правило, документи складаються для того, щоб або ув'язнена в них інформація була взята до відома, або відповідне рішення було обов'язково виконано. Офіційно-діловим стилем пишуть акти суду, прокуратури, міліції, адміністрації.
Такі документи спираються на науковий аналіз суспільних відносин, тому вони повинні бути точними і по можливості короткими, і це повинно бути досягнуто за допомогою відповідних мовних засобів.
Характерною особливістю офіційно-ділового стилю є використання слів у їх конкретному значенні. Щоб уникнути помилок у службових документах не слід допускати суміщення ділової інформації з елементами публіцистики (наприклад, у проектах рішень, деяких видах звітів, протоколів і т. д.).
Як цілісна структура будь-який документ повинен відповідати певним вимогам [2]:
- Стислість і компактність викладу офіційного матеріалу;
- Точність і визначеність формулювань, однозначність і одноманітність термінів;
- Послідовність використання технічних прийомів правотворчості.
Офіційно-діловому стилю властиво використання слів тільки в тих значеннях, які визнаються нормою общелитературного слововживання, а також у значеннях, традиційних саме для ділових документів, які не порушують їх стилістичного однаковості і відповідають загальній тенденції стандартизації ділової мови.
2. Вимоги до текстів документів
Текст є основним реквізитом формуляра документа.
Формулювання документа повинні бути правильними в юридичному відношенні. Основними рисами ділової мови є простота, лаконічність, ясність, точність. При підготовці тексту документа повинні дотримуватися наступні основні принципи: достовірність і об'єктивність змісту, повнота інформації, стислість викладу, відсутність міркувань і оповідання, нейтральність тону викладу, засоби логічної, а не емоційно-експресивної оцінки ситуацій і фактів. Такий стиль викладу можна назвати формально-логічним.
Мова службових документів відрізняють такі особливості: нейтральність тону викладу, Неособистий характер викладу, уніфікація (трафаретізація), типізація мовних засобів і стандартизація термінів, звуження діапазону використовуваних мовних засобів, висока ступінь повторюваності (частотності) окремих мовних форм на певних ділянках текстів документів, своєрідна модальність .
В усному мовленні найбільш значуще слово виділяється інтонаційно, а в російській писемного мовлення інформаційна роль слова або словосполучень зростає до кінця пропозиції. Іншими словами, відсутність в письмовій мові активної, не формує сенс інтонації компенсується наявністю специфічного принципу «лінійної» подачі інформації.
Згідно з цим принципом спочатку в речення вводиться допоміжна інформація, а потім - основна, причому основна інформація розташовується після присудка, а допоміжна - на початку пропозиції до присудка. Саме тому текст трафарету не може починатися з пробілу. У залежності від того, де розташовується те чи інше словосполучення, змінюється зміст речення.
Продумане розташування слів дозволяє авторові привернути увагу адресата до тієї чи іншої думки або відтінити важливі моменти висловлювання. Неправильний порядок слів ускладнює сприйняття фрази і навіть створює можливість її двоякого розуміння. Наприклад:
«Учні школи допомагали дорослим під час канікул у роботі з благоустрою парку», - даний порядок слів у реченні ускладнює сприйняття головної думки.
Слід написати: «Під час канікул учні школи допомагали дорослим у роботі з благоустрою парку».
При складанні документів слід уникати довгих фраз з великою кількістю причетних і дієприкметникових оборотів, не вживати епітетів, гіпербол, метафор. У діловому листі не повинно бути застарілих слів і виразів (архаїзмів), наприклад, таких слів, як: бо, якого, тому, цього, цього, ніж, знайти, подячний і т.д.
З мовного складу сучасних службових документів доцільно виключити такі застарілі вирази, як: справжнім повідомляю, пред'явник цього, на предмет видачі, пересилати, доношу, дійсно працює і т.д.
Канцеляризми позбавляють текст документів необхідної простоти, гнучкості, створюють штампи і готові шаблони, які роблять мова казенної і невиразною, наприклад: «Поставити на чільне місце ...»;« Розгорнути культмасової роботи ...»; «У частині задоволення запитів ... »,« Має місце зростання продуктивності праці ... »і т.д.
Не рекомендується використовувати в документах вираження з такими приводами, як «за рахунок», «по лінії», «в частині» («по лінії намічених заходів», «за рахунок застосування нової техніки» і т.д.). Це відноситься і до слів-супутників, неодмінно супутнім якого-небудь речі, наприклад: критика-обов'язково різка, підтримка - завжди гаряча, розмах - звичайно широкий і т.д.
Не слід вживати також слів, які, не уточнюючи і не розкриваючи думки, тільки захаращують текст, ускладнюють його розуміння, так званих плеоназм (від грец. «Pleonasmos» - багатослівність), наприклад: своя автобіографія (у слові «автобіографія» вже укладено поняття «своя»); відступати назад, не потрібні слова «місяць», «людина» в поєднаннях «в березні місяці», «10 чоловік робітників» і т.д.).
Явним недоліком при складанні текстів документів є тавтологія (повторення одних і тих же слів), наприклад: «Слід відзначити наступні недоліки ...»;« З метою поліпшення роботи доцільно ...»; «Об'єднати воєдино ...»;« Хронометраж часу ... »і т.д.
У діловому листі використовуються слова іншомовного походження, коли їм не знаходять відповідних синонімів, що позначають те саме поняття. Але не слід вживати іноземні слова, коли є рівнозначні їм росіяни, наприклад: утрирувати замість перебільшувати, індиферентно - байдуже, конвенція - умова, дефекти - недоліки і т.д. Застосовуючи в діловому листі вузькоспеціальні терміни (професіоналізми) і не маючи впевненості в тому, що адресатом вони будуть зрозумілі, слід в дужках пояснити їх значення.
Скласти службовий документ тим легше, чим більшим запасом слів має його упорядник, використовуючи синоніми - слова, різні за звучанням, але близькі за значенням, наприклад: договір - умова, узгодження; звістку - повідомлення, повідомлення, новина; погляд - переконання, думка, точка зору; виразний - чіткий, визначений, ясний, очевидний і т.д.
В організаційно-розпорядчих документах повинні застосовуватися тільки загальноприйняті скорочення.
Якщо скорочення утворюється за першими літерами повного найменування конкретної установи, таке складноскорочені назва пишеться прописними буквами, наприклад: Білоруський державний університет - БДУ. Скорочені загальні імена іменники пишуть малими буквами, наприклад: вуз - вищий навчальний заклад.
Вживаються і скорочення, утворені за початковим складах слів, що входять у складні найменування, наприклад: завгосп, головбух і т.д., або які складаються з початкових складів першого слова з повним другим словом, наприклад: житловідділ, капремонт, спецвідділ, госпрозрахунок, госпчастину і т.д., а також слова, що представляють собою тип простих слів-усічення, наприклад: спец., заст., зав., пом. і т.д.
У складноскорочених словах, утворених за змішаним принципом, літерні скорочення пишуться прописними буквами, складові або слова-усікання - малими, наприклад: НІІхіммаш.
Вживаються також традиційні текстові скорочення, прийняті у всіх різновидах документів. Після текстового скорочення завжди ставиться крапка. Допускаються скорочення «тощо» (так далі), «і т.п.» (тощо), «тощо» (інші), «тощо» (інші). Дозволяється скорочення союзу «тобто» (тобто).
Зустрічаються в документах скорочення «тому що» (так як), «таким чином» (таким чином), «п.ч.» (тому що), «т.зв.» (так званий) не є загальноприйнятими , і тому вживатися не повинні.
Не допускається скорочення слів через косу риску, наприклад: н / заводі (на заводі) і т.п.
Назви географічних понять скорочують тільки перед словом, до якого вони належать, наприклад: м. Мінськ, оз. Нарочь.
Слово «місто» скорочують до однієї букви - м. (з крапкою). Це скорочення застосовується в реквізиті «місце видання або складання документа», в адресатові при написанні поштової адреси, а також у тексті документа. При вживанні слова «місто» у множині ставлять дві літери без крапки між ними.
Після декількох дат пишуть дві літери «г» з крапкою після другого «р.» При цьому другий рік пишеться повністю, а не двома останніми цифрами, наприклад: 1991-1995 рр..
Навчальні та фінансові роки пишуть через косу риску, скорочуючи останній рік на дві перші цифри і вживаючи слово рік в однині, наприклад: 1990/91 р.
Слово рік не скорочується в заголовках, а також при згадуванні в тексті тільки року, наприклад: «... на початку 1991 року ».
У текстах документів мають бути вказані конкретні дати (точне календарний час), наприклад: 19 грудня
Вживаються і скорочення, прийняті в планово-облікової документації, наприклад: держбанк, квит. №, накл. №, техпромфінплан, розр. рахунок і т.д.
Прийнята форма звернення «пан» скорочується на початку та в середині фрази, а також у реквізиті «адресат» наступним чином: м-н. Слово «панове» - скорочується тільки в середині фрази (при цьому крапка ставиться після другого «г»). На початку і в кінці »фрази це скорочення не допускається. При вживанні слова «пан» спочатку пишеться прізвище, а потім ініціали. При вживанні прізвища та ініціалів без слова «пан» навіть за наявності найменування посади перед прізвищем пишуть ініціали, а потім прізвище, наприклад: «Доручити співробітникам Г.М. Іванової та В.А. Смирнової ... »
При складанні організаційно-розпорядчих документів рекомендується користуватися простими реченнями; застосовувати стійкі (трафаретні) словосполучення і словесні форми; застосовувати прямий порядок слів (підмет передує сказуемому). При цьому визначення повинно стояти перед визначальним словом, доповнення - після керуючого слова, обставинні слова - ближче до того слова, до якого вони належать, а вступні слова і вирази (як правило, у зв'язку з тим, з огляду на те) - на початку речення. Присудок у реченні слід висловлювати простий дієслівної формою, а в рішеннях, розпорядженнях, наказах вживати дієслова невизначеної форми (затвердити, зобов'язати, скасувати і т.д.) і мовні конструкції наказового характеру.
Для текстів офіційних документів не характерне використання образної фразеології, оборотів зі зниженою стилістичній забарвленням.
Стандартні звороти типу: «у зв'язку з розпорядженням Уряду», «в порядку надання матеріальної допомоги», «у зв'язку з важким становищем, що склалося ...» - постійно відтворюються в службових документах, набувають стійкий характер і по своїй ролі зближуються з фразеологізмами . У мові документів вони виконують ту ж функцію, що і стійкі сполучення типу: «прийняти до уваги», «довести до відома».
У назвах органів при Президентові Російської Федерації з великої літери пишуться перше слово і власні імена, наприклад, Федеральне агентство урядового зв'язку та інформації при Президентові Російської Федерації.
У назвах міністерств, державних комітетів та інших центральних органів державного управління Російської Федерації і республік у її складі з великої літери пишеться перше слово. Якщо в словосполучення входять власні імена або назви інших установ, ці імена власні і назви пишуться так само, як при самостійному вживанні.
У назвах актів вищих органів державної влади та управління Російської Федерації прописні букви вживаються наступним чином:
Конституція Російської Федерації; Конституція (але конституції республік); Декларація прав і свобод людини і громадянина; Федеративний договір.
3. Помилки в оформленні текстів документів
Структурні помилки. Джерелом структурних помилок є неправильне побудова ділового листа, невідповідну розташування його частин. Важливо, щоб кожен аспект змісту займав певне місце в логічній структурі ділового листа і не збігався з іншим аспектом. Недотримання цієї умови призводить до довгих введенням і складним системам мотивувань.
У зв'язку з тим, що в бланку листа відведено спеціальне місце для вказівки зв'язку між попереднім і наступним листом, не слід текст листа починати з повторення того, що вже відображено в індексах, дату відправлення і темі листа. Немає необхідності вказувати найменування підприємства поряд з посадою особи, що підписала лист, оскільки це вже зазначено на бланку або в прямокутному штампі, поставленому у верхньому лівому куті листа.
Синтаксичні помилки - це помилки, пов'язані з неправильним порядком слів у реченні. У текстах ділових листів зустрічаються помилки, які свідчать про те, що їх укладачі не знають правил порядку слів у російській писемного мовлення. Як вже зазначалося, його інформаційна роль зростає до кінця пропозиції. Так, наприклад, з пропозиції «Для визначення фонду оплати наприкінці року уточнюються розцінки за продукцію» незрозуміло, «розцінки уточнюються в кінці року» або «розцінки уточнюються для визначення фонду оплати в кінці року».
Порушення специфіки вживання дієприкметникових обертів. Дієприкметниковий оборот служить засобом передачі дії, що відбувається одночасно або у зв'язку з іншою дією.
Використовуючи цю обставину, через дієприкметниковий оборот можна передати різні етичні моменти, такі як, наприклад, увагу, виявлену порушеного в листі питання в ході його вивчення, зацікавленість у якнайшвидшому завершенні роботи і т. д. Наприклад: «Уважно розглянувши представлений до затвердження проект, Рада директорів вважає ... »
Користуючись дієприслівниковими зворотами, можна сформулювати причини, що послужили підставою для прийняття того чи іншого управлінського рішення. Дієприслівниковими обігом слід починати, а не завершувати фразу. Наприклад: «Враховуючи ...» «,« Вважаючи ...», «Беручи до уваги ...»,« Керуючись ... »і т. д.
Помилки при вживанні дієприкметникових обертів неважко виправити, замінюючи пропозиції з дієприслівниковими зворотами пропозиціями з обставинами, вираженими поєднаннями слів, або складнопідрядними реченнями з обставинних підрядними частинами, а також вживаючи дієслова-присудки не в пасивному, а в дійсній заставі.
Неправильно: «Вивчаючи проблеми міського транспорту, вченими були отримані цікаві результати». Правильно: «Під час вивчення проблем міського транспорту вчені отримали цікаві результати».
Помилки, що виникають внаслідок незнання структури складного речення. При побудові складних речень слід враховувати, що найбільш уживані складні речення із сполучниками «що; який; якщо; внаслідок того, що, за умови, щоб; де; як».
Нерідко укладачі ділових листів невиправдано ускладнюють текст. З'являються листи, насичені складнопідрядними реченнями з однотипними підрядними частинами, перерахуваннями, складно побудованими конструкціями, розгорнутими цитатами (наприклад, з попередньої ділової бесіди або телефонної розмови) і т. д.
Придаткові пропозиції можуть бути замінені синонімічні причетними і дієприслівниковими зворотами. Цим досягається стислість і лаконізм тексту. Наприклад: «Направляємо Вам для відома Основні положення Єдиної державної системи діловодства, схвалені Державним комітетом ...» (замість: «які схвалені»).
Неправильне використання прийменників. Найбільш часта помилка - неправильне використання прийменників. У діловій письмовій та усного мовлення отримали велике поширення словосполучення з прийменником «о» і з залежними іменниками в місцевому відмінку типу: «питання про довіру; рішення про кадри; угоду з ...» і т. д. Однак спостерігаються випадки неправильного використання прийменника «о», що створює мовні перешкоди. Наприклад: «Директор заводу наголосив про важливість поставленої проблеми». Правильно: «Директор відзначив важливість поставленої проблеми».
«Цех потребує ремонту, про виробництво якого ми настійно вимагаємо». Правильно: «Цех потребує ремонту, виробництва якого ми настійно вимагаємо».
Укладачі ділових листів нерідко не розрізняють випадків, коли мова йде про заснування, а коли про будівлю. Наприклад: «У наше підприємство розподілені на роботу молоді фахівці» (правильно: «На наше підприємство»).
Неправильне узгодження в відмінку. Найбільш частим є неправильне вживання іменника в родовому відмінку замість давального. Неправильно: «Відповідно до Вашого прохання ...»;« Згідно наказу ...»; «Згідно рішення ...». Правильно: «Відповідно до Вашої прохання ...»;« Згідно з наказом ...»; «Згідно з рішенням ...».
Слово «керівництво» вимагає після себе не родового, а орудного відмінка. Наприклад, неправильно писати: «Керівництво виробничої практики здійснюється провідними фахівцями підприємства». Правильно: «Керівництво виробничою практикою здійснюється провідними фахівцями підприємства».
Морфологічні помилки. Узгодження визначень. Якщо визначення відноситься до імені іменника, має при собі додаток, воно узгоджується з головним словом поєднання: новий вагон-лабораторія, універсальна лебідка-автонавантажувач. Головне слово в таких поєднаннях зазвичай стоїть на першому місці.
Помилки при вживанні повної і короткої форми прикметників. Укладачам ділових листів слід враховувати, що короткі форми прикметників більш уживані в офіційно-ділового мовлення. Повні форми прикметників (у формі називного відмінка) у подібних текстах виявляються недоречними, відчуваються як розмовні і навіть просторічні. Неправильно: «Висновки комісії обгрунтовані і справедливі», «Дане рішення обов'язкове для виконання». Правильно: «Висновки комісії обгрунтовані і справедливі», «Дане рішення обов'язкове для виконання»
Помилки при вживанні кількісних імен числівників. При вживанні кількісних числівників у ділових листах слід пам'ятати, що всі кількісні числівники схиляються; при цьому змінюються всі частини складних і складених числівників: до семисот рублів, з сімсот сімдесятьма сімома рублями і т. д.
Лексичні помилки. Неправильне використання слів і термінів. Основна кількість помилок в ділових листах відноситься до лексичним. Природа їх криється у ряді випадків в недостатній грамотності деяких адресантів.
Окремі терміни та професійні жаргонні слова бувають знайомі лише вузькому колу осіб певної професії, тому потрібна обов'язкова розшифровка їх у тексті.
Розшифровувати потрібно і терміни, які в різних галузях промисловості мають різне значення, наприклад: «редуктор» в хімічній промисловості означає «пристосування для зниження тиску газу», а в машинобудуванні - «пристосування, що знижує швидкість обертання валів».
Прагнення надати словами велику значимість виливається в «термінологічну гру», що приводить до різноманітних помилок. Часто зустрічаються звороти, які в стилістиці іменуються розщепленням присудка: замість «преміювати» пишуть «виробляти преміювання», замість «монтувати» - «робити монтаж», замість «впровадити» - «здійснити впровадження».
Недоречне або невиправдане вживання іноземних слів. Часто в ділову мову потрапляють іноземні слова, що позначають поняття, за якими вже закріплено російський еквівалент. Наприклад, пишуть: «термін виконання може бути пролонгований» замість «продовжений», «презентувати» замість «уявити».
При використанні іноземного слова необхідно точно знати його зміст. Наприклад, невірно пропозицію: «Ефективність режиму економії багато в чому залежить від того, наскільки лімітуються фінансові витрати». Слово «ліміт» означає «гранична норма». Лімітуються кошти, а не витрати, тобто дається гранична норма грошових коштів, у межах яких здійснюються ті чи інші витрати.
Вживання декількох слів з одним і тим же значенням (конвенція - умова, екстраординарний - особливий) часто ускладнює роботу з документами, особливо при обробці їх на машині. Неправильне вживання іншомовної лексики, як правило, веде до тавтології.
Тавтологією називаються смислові повтори, які виникають у тих випадках, коли в реченні є сусідами однокореневі слова: «користь від використання навісних агрегатів», «слід враховувати наступні чинники». Тавтологічних повтори роблять фразу немилозвучним. Крім того, вони ускладнюють її сприйняття, оскільки привертають до себе особливу увагу.
Вживання іноземної лексики має бути обумовлено трьома обставинами, тісно пов'язаними між собою: необхідністю, доцільністю і точністю слововживання.
Плеоназм. Плеоназм (грецьке pleonasmos - надмірність) називається частковий збіг значення слів, що утворюють словосполучення: пам'ятний сувенір (сувенір - подарунок на пам'ять), передовий авангард (авангард - ті, хто йде попереду), спільна співпраця (співпраця - спільна робота, спільне рішення проблем).
Часто зустрічаються вирази: промислова індустрія (в слові «індустрія» вже укладено поняття «промислова»); форсувати будівництво прискореними темпами (форсувати - і так означає вести прискореними темпами); потерпіти повне фіаско (фіаско і є повна поразка). Як зазначалося вище, однією з причин плеоназм є неправильне вживання іноземної лексики.
Чи не розрізнення слів-паронімів. Смислова точність мови - одне з головних умов, що забезпечують практичну, а нерідко і правову цінність ділового листа. Неправильно обраний слово може спотворити фразу або надання тексту небажаний відтінок. Мовний помилкою, пов'язаною з незнанням значення слова, є не розрізнення слів-паронімів.
Паронімами називаються близькі за звучанням споріднені слова, що розрізняються значенням: гарантійний - гарантований; помістити - розмістити; проводити - виробляти; оплатити - заплатити і т. д.
Іноді укладачі ділових листів плутають багатозначні дієслова «уявити» і «надати». Дієслово «уявити» має значення: пред'явити, повідомити (представити список необхідного обладнання, представити документи); познайомити з ким-небудь (представити колективу нового співробітника).
Дієслово «надати» має значення: віддати в чиєсь розпорядження, користування (надати транспортні засоби); дати право, можливість зробити, здійснити що-небудь (надати відпустку, надати слово, надати вирішення питання колективу заводу). Наприклад: «Ваш інститут повинен представити список співробітників, що бажають взяти участь у конференції».
Висновки
При підготовці тексту документа повинні дотримуватися наступні основні принципи: достовірність і об'єктивність змісту, повнота інформації, стислість викладу, відсутність міркувань і оповідання, нейтральність тону викладу, засоби логічної, а не емоційно-експресивної оцінки ситуацій і фактів. Такий стиль викладу можна назвати формально-логічним.
Мова службових документів відрізняють такі особливості: нейтральність тону викладу, Неособистий характер викладу, уніфікація (трафаретізація), типізація мовних засобів і стандартизація термінів, звуження діапазону використовуваних мовних засобів, висока ступінь повторюваності (частотності) окремих мовних форм на певних ділянках текстів документів, своєрідна модальність .
Список використаної літератури
1. Басаков М. І. Діловодство і кореспонденція. - Ростов н / Д, «Фенікс», 2001. 215с.
2. Давидова Е.Н. Діловодство: Навчальний практич. керівництво. - Мн.: Тетра Системі, 2004. 356с.
3. Кірсанова М.В., Аксьонов Ю.М. Курс діловодства: документаційне забезпечення управління: Навчальний посібник. - М.: ИНФРА-М, 2003. 298с.
4. Кузнєцова Т.В. Призначення документа (функції документа) / / Секретарська справа. - № 12. - 2004. - 14-19 с.
5. Кузнєцов І. Н. Діловодство: Навчально-довідковий посібник. - М: Видавничо-торгова корпорація «Дашков і К °», 2005. 168с.
6. Мисливців А.В., Булавіна О.А. Документознавство і діловодство. - Ростов н / Д: «Март», 2004. 203с.
7. Павлюк Л. В. Довідник з діловодства, архівної справи та основ роботи на комп'ютері. - СПб: «Герда», 2000. 189 с.
[1] Давидова Е.Н. Діловодство: Навчальний практич. керівництво. - Мн.: ТетраСистемс, 2004. - С. 49
[2] Кузнєцов І. Н. Діловодство: Навчально-довідковий посібник. -М: Видавничо-торгова корпорація «Дашков і К °», 2005. - С.95